[ENGLISH BELOW]
Beste Ereleden, Leden van Verdienste, Leden van commissies, Leden en ouders van jeugdspelers.
Hierbij nodigen wij u uit voor de Algemene Leden vergadering van de Amstelveense Rugby Club op dinsdag 25 juni 2024.
De ALV zal in het clubhuis worden gehouden en om 20:00 uur aanvangen.
Tijdens de ALV zullen onder meer de volgende zaken besproken worden:
1. Opening en Welkom
2. Secretariaat
- Mededelingen
- Notulen van de vorige vergadering
- Brieven aan het bestuur
3. Penningmeester
- Algemene update financiën
- Concept budget 2024-2025
- Contributie 2024-2025
4. Rugbyzaken
5. Wijziging statuten
6. Benoeming RvA leden
- vaststelling reglement RVA
- benoeming leden RvA
7. Overige benoemingen
6. Rondvraag
7. Sluiting en bestuursbiertje
De volgende stukken zijn bijgesloten:
- concept budget (subject to change)
- concept statuten na wijziging
- memo bestuur bij statutenwijziging (Engelse vertaling volgt)
- memo Raad van Advies
De concept notulen van de ALV van 29 november 2023 volgen zeer spoedig.
Statutenwijziging: zoals uit de agenda blijkt, staat een besluit statutenwijziging op de agenda. De tekst met daarin zichtbaar de voorgestelde wijzigingen aangebracht, is bijgesloten.
Om dit besluit te kunnen nemen, moeten minstens twee/derde van alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Als we dit quorum niet halen, zullen we binnen vier weken een tweede ledenvergadering houden. In die tweede vergadering kunnen we het besluit nemen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, mits met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte geldige stemmen.
U kunt een ander lid machtigen om namens u te stemmen. Let op: één lid kan slechts voor één ander lid een machtiging krijgen. Als u iemand wilt machtigen, neem dan contact op met de secretaris (gegevens hieronder) om dit tijdig voor de vergadering te kunnen regelen.
Wij rekenen op uw aanwezigheid.
De _deadline_ voor het aanleveren van stukken die u wilt bespreken sluit op 16 juni 2024 om 23:59 uur. Stukken kunnen per email verstuurd worden aan:
Met vriendelijke groeten
Het Bestuur
[ENGLISH]
Dear Honorary Members, Members of Merit,
Dear members of Committees, Members and parents of Youth players.
Hereby we would like to invite you to the General Members Assembly (GMA) of the Amstelveense Rugby Club on Tuesday 25 June 2024.
The GMA will be held at the Club House and will start at 20:00.
During the GMA, inter alia the following matters will be discussed:
1. Opening and Welcome
2. Secretariat
- Announcements
- Minutes of the previous meeting
- Letters to the Board
3. Treasurer
- General update on finances
- Concept Budget 2024-2025
- Membership Fees 2024-2025
4. Rugby Affairs
5. Amendment of Articles of Association
6. Appointment of Advisory Board Members
- establish bylaws Advisory Board
- appoint members Advisory Board
7. Other Appointments
8. Questions
9. Closing and glass of beer from the Board
The following documents are enclosed:
- Concept budget (subject to change)
- Concept articles of association after amendment
- Memo from the Board on the amendment of the articles of association (English version will follow)
- Memo from the Advisory Board
The draft minutes of the General Meeting of 29 November 2023 will follow asap.
Amendment of Articles of Association: As indicated in the agenda, a decision to amend the articles of association is on the agenda. The text showing the proposed amendments is enclosed.
To make this decision, at least two-thirds of all members must be present or represented. If we do not reach this quorum, we will hold a second members' meeting within four weeks. In that second meeting, we can make the decision regardless of the number of members present or represented, provided that at least two-thirds of the valid votes cast are in favour.
You can authorize another member to vote on your behalf. Please note: one member can only hold authorization for one other member. If you wish to authorize someone, please contact the secretary (contact details below) in time to arrange this before the meeting.
We count on your presence.
The deadline for handing in documents for the GMA is 16 June 2024 at 23:59. Documents can be sent by email to secretaris@arcrugby.nl
Kind regards,
The Board